労働者名簿とは？作成方法や注意点・必要事項を解説【記入例・テンプレートあり】

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労働者名簿は、単なる社員リストではなく、企業が法律を守りながら人材を管理するうえで欠かせない書類です。

労働基準法では、使用者に対して「労働者ごとに氏名や生年月日、雇入年月日などを記載した労働者名簿を作成・保存すること」を義務付けています。これは、労働条件の管理やトラブル発生時の事実確認を正確に行うためです。労働者名簿が不十分だと、労働基準監督署の調査や労務トラブルの際に「管理ができていない」と判断されるリスクが高まります。

本記事では、労働者名簿とは何か、何をどのように記載すべきか、実務で失敗しない作り方を、記入例やテンプレートとともにわかりやすく解説していきます。

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労働者名簿とは

労働者名簿とは、労働者一人ひとりについて、氏名や入社した日などの基本情報をまとめて管理するための書類です。会社の規模にかかわらず、従業員を雇って事業を行っている場合、使用者は労働者名簿を作成して保存することが労働基準法で求められています。
ここでいう「使用者」は、法人か個人事業主かを問いません。該当する場合は、決められた項目を労働者名簿にきちんと記載しなければなりません。

なお、労働者名簿は、「法定三帳簿」と呼ばれる重要な書類のひとつに該当します。法定三帳簿とは、すべての会社が必ず作成・保存しなければならない次の3つの帳簿を指します。

労働者名簿：労働者の基本情報を管理する帳簿（日雇い労働者を除く）
賃金台帳：給料の金額や労働時間など、お金に関する記録を残す帳簿
出勤簿：出退勤の時刻や働いた日を記録する帳簿

労働者を雇った場合、これら3つの帳簿を整えて保管することが労働基準法107条・108条・109条によって義務付けられています。なお、出勤簿については労働基準法の条文には明記されていませんが、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」により労働者名簿、賃金台帳とともに保存を義務付けています。

参考：厚生労働省「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう～労働関係法令上の帳簿等の種類と保存期間について（簡易版）～」

参考：厚生労働省リーフレット「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

社員名簿（社員台帳）や従業員名簿との違い

会社で働く労働者の情報をまとめる書類には、「労働者名簿」のほかに、「社員名簿」や「従業員名簿」といった呼び方のものもあります。名前は違っていても、どれも「誰が会社で働いているのか」を管理するための台帳という点では同じ役割を持っています。

この3つの違いは中身ではなく、法律で使われている呼び名かどうかです。労働基準法で正式に定められている名称は「労働者名簿」ですが、実務では社員名簿や従業員名簿という名称が使われることもあります。

たとえ書類のタイトルが社員名簿や従業員名簿であっても、法律で求められている項目がきちんと記載されていれば、その書類は労働者名簿と同じ扱いを受けることになります。つまり、名前にこだわるよりも「必要な情報がそろっているか」が重要です。

役員名簿との違い

役員名簿とは、社長や取締役など会社を運営する立場にある人の情報をまとめた書類です。氏名や住所、生年月日、どの役職に就いているかといった基本データが記載され、会社の体制を社内外に明確に示す役割を持っています。

役員名簿は、労働者を管理するための労働者名簿とは別物として作成する必要があります。なぜなら、役員は法律上「労働者」には当たらないため、労働者名簿に載せる必要がないからです。ただし、原則として健康保険や厚生年金といった社会保険の加入対象にはなるため、行政の調査が入った際には、労働者名簿と合わせて役員名簿の提出を求められることがあります。

また、役員が新しく就任したり、退任したりした場合には、法務局での登記が必要になるため、役員名簿の内容もその都度更新しておくことが重要です。

役員には任期が決められているため、いつまでが任期なのかを把握しておかなければ、再任の手続きを忘れるおそれがあります。そのため、役員名簿には就任した日や現在の役職も記載しておくと、管理がしやすくなります。

労働者名簿の使用場面

労働者名簿は、「法律で決められているから仕方なく作る書類」ではなく、会社の運営を支える実用的な管理ツールでもあります。特に役立つ場面は、日々の人事・労務管理を行うときと、行政調査のときの大きく2つです。

労務管理

労働者名簿は社内の労務管理に大いに役立ちます。例えば、通勤手当の計算に必要な住所の確認や、どの労働者がどの資格を持っているかの把握など、日常業務のさまざまな場面で活用できます。資格や経歴を見れば、適切な配置や育成計画を立てる際の参考にできます。

また、扶養の変更や昇進・異動といった履歴を個人ごとに整理しておくことで、社会保険の手続きや人事管理もスムーズになります。労働者名簿は、こうした情報を一元管理するための便利な土台となるのです。

関連記事：労務管理とは？人事管理との違いから自社運用のコツまでわかりやすく解説

行政調査

労働基準監督署や年金事務所などの公的機関は、企業に不正や手続き漏れがないかを確認するために行政調査を行うことがあります。労働保険・社会保険の加入の有無や、保険料の支払い状況、助成金の受給状況などが対象になることが多く、その際に労働者の実態を確認する資料として労働者名簿の提出を求められます。

行政調査は突然行われることもあるため、いつでもすぐに提示できるよう、内容を最新の状態に保っておくことが重要です。記載漏れや誤りがあると、指導や是正勧告の対象になることもあります。

労働者名簿の対象となる労働者

労働者名簿に載せるべき労働者の範囲は、基本的には会社で雇っているすべての労働者です。正社員だけでなくパートやアルバイトも含まれ、雇用している時点で名簿に記載する必要があります。働き方や勤務日数の違いによって対象が変わることはありません。

ただし、例外もあります。1日ごとに契約して働くいわゆる日雇い労働者については、労働者名簿を作成する義務はありません。短期かつ一時的な雇用であるため、通常の管理対象からは外れています。

また、他社に出向している労働者の扱いにも注意が必要です。元の会社に籍を残したまま別の会社で働いている場合は、出向元と出向先の両方に雇用関係があるため、双方で労働者名簿を作る必要があります。一方で、出向と同時に会社を移り、元の会社を退職している場合（転籍・移籍）は、実際に雇っている出向先の会社だけが労働者名簿を作成します。

派遣社員については、雇用主である派遣会社が労働者名簿を管理します。実際に働く派遣先の会社は派遣社員との間に雇用関係がないため、派遣社員を自社の労働者名簿に載せる必要はありません。

労働者名簿の作成方法に関する基礎知識

本章では、労働者名簿の作成方法やルールについて詳しく解説します。

作成者

労働者名簿の作成や管理は、通常は人事や総務などの担当者が行います。しかし、専任の担当がいない会社では、店長や管理職がその役割を担うこともあります。住所が変わったり、結婚や離婚などで名字が変わったりした場合は、本人から会社へ知らせてもらわなければ、名簿の内容を正しく更新できません。

そのため、労働者には「個人情報に変更があったときはすぐに連絡する」というルールをあらかじめ周知しておくことが大切です。また、労働者名簿には氏名や住所などの重要な情報が含まれているため、担当者以外が勝手に閲覧できないよう、保管場所やデータの管理には十分な注意が必要です。

書式・様式

労働者名簿に載せるべき情報は労働基準法第107条と労働基準法施行規則第53条で決められていますが、用紙の形やレイアウトまで細かく指定されているわけではありません。つまり、必要な項目が入っていれば、どのような形式で作っても構いません。

インターネット上のサイトでは、すぐに使える労働者名簿のテンプレートが公開されています。ゼロから自分で作るのが不安な場合は、こうしたテンプレートを活用するとスムーズです。

名簿の作り方も自由で、Excelなどの表計算ソフトで管理してもよいですし、社員管理用のシステムを導入しても問題ありません。大切なのは形式ではなく、法律で求められている情報がきちんと揃っていることです。

作成・保存を怠った場合の罰則

労働者名簿を作らなかったり、必要な情報を記載せずに放置したり、ずさんな管理をしていたりすると、法律違反として罰せられるおそれがあります。労働基準法第120条の規定により、最大で30万円の罰金を科される可能性があります。

特に労働基準監督署の調査で不備を指摘されたにもかかわらず改善しない場合は、悪質と判断され、処分の対象になることがあります。トラブルを避けるためにも、労働者名簿は正しく作り、きちんと管理しておくことがすべての事業者に求められています。

労働者名簿に記載が必要な事項

労働者名簿への記載が義務付けられている事項は以下のとおりです。

氏名、生年月日、性別

労働者名簿には、労働者一人ひとりの基本情報を正確に記載します。氏名や生年月日、性別は、公的な登録内容と同じ表記に揃えることが大切です。

例えば、戸籍上の氏名が旧字体で登録されている場合は、普段使っている表記が違っていても、名簿には戸籍どおりの字で書いておく方が安心です。行政手続きでは正式な表記を求められることが多いためです。

法律上の必須項目ではありませんが、氏名の読み方も合わせて記載しておくと便利です。健康保険や年金の手続きで必要になることがあるほか、最近は読み方がわかりにくい氏名も増えているため、確認の手間を減らせます。

結婚や養子縁組などで名字が変わったときは、労働者名簿の情報も更新しなければなりません。ただし、会社側だけでは変更に気づけないため、労働者には氏名が変わったら必ず届け出るよう、あらかじめ伝えておくことが重要です。

住所

労働者名簿には、労働者が実際に生活している現在の住所を記入します。住民票の住所と居住地が違うこともあるため、記載する前に本人へ確認しておくと安心です。

引っ越しなどで住所が変わった場合は、その都度、名簿の内容も最新の情報に書き換える必要があります。

従事する業務の種類

その労働者がどのような業務を行っているのかがひと目でわかるように書くことが大切です。例えば、「事務」とだけ書いてしまうと、経理なのか営業のサポートなのかがわからず、実態が伝わりません。「経理業務」「営業サポート」など、ある程度内容がイメージできる表現で記載しましょう。

一方で、新入社員など入社時点で配属先が決まっていないケースもあります。その場合は名前や住所などの基本情報だけ先に登録しておき、「従事する業務の種類」の欄は空白のままにしておいて構いません。配属が決まったらできるだけ早く記入し、いつ更新したのかも合わせて残しておくと、後で確認するときに役立ちます。

履歴

「履歴」の欄については、どのような内容を記載するかは会社の運用ルールに委ねられています。一般的に思い浮かべる学歴や職歴も、労働者名簿では必ず記載しなければならないわけではありません。

実務では新卒で入社した労働者なら最終学歴だけを記し、中途採用の場合は最終学歴や入社前の職歴を簡単にまとめておくケースが多く見られます。さらに、社内で部署が変わったり昇進したりしたタイミングを記録しておくと、人事管理にも役立ちます。

学歴を書く場合も、大学を出ていれば高校や中学校までさかのぼる必要はなく、最終の学歴だけで十分です。必要な情報をわかりやすく残すことがポイントです。

雇入れ年月日

記載するのは、採用を決めた日ではなく実際に働き始めた日です。つまり、面接で内定を出した日ではなく、雇用契約がスタートした日を記載します。
たとえ最初に試用期間や研修期間があったとしても、その初日が雇用の開始日になります。本採用になった日を書いてしまわないよう注意しましょう。

退職年月日と事由

労働者が退職した場合は、その人が退職した日を正確に記入します。本人の意思で辞めたときは「一身上の都合」などとし、詳細な理由まで書く必要はありませんが、会社側の判断で解雇した場合は、その理由も合わせて記載します。

これらの情報は、退職後にハローワークで基本手当（失業給付）の手続きを行う際に使われるため、日付や理由に食い違いが出ないよう、本人と事前に確認しておくことが大切です。実際には会社都合であったのに、自己都合といった別の理由に書き換えることはあってはなりません。

関連記事：解雇の要件とは？労働契約法・労働基準法に基づく正当な理由と条件を解説

死亡年月日と事由

在職中に労働者が亡くなった場合は、亡くなった日とその原因も記載します。業務中の事故や病気によるものかどうか（労災にあたるかどうか）を判断するために重要な情報となるため、できるだけ正確に残しておく必要があります。

労働者名簿の必須項目以外の記載内容

労働基準法および労働基準法施行規則で決められている項目さえきちんと入っていれば、それ以外の情報を労働者名簿に追加しても問題ありません。実際には、家族の人数や扶養の状況、緊急時の連絡先などを一緒に管理している会社も多く、顔写真を添えて本人確認をしやすくしている例もあります。

会社の運営や人事管理に役立つ情報があれば、自社に合った項目を自由に設定すると良いでしょう。厚生労働省のテンプレートを使っている場合、専用の欄が少ないため、必要な内容を備考や履歴の欄に書き足したり、同様のフォーマットをエクセルなどで作成して対応します。ただし、個人番号（マイナンバー）は本人に具体的な使用目的を伝えたうえで収集するものであり、労働者名簿はマイナンバーの使用目的以外でも閲覧することがあることから、労働者名簿に載せることは適切とは言えません。

労働者名簿の記入例・テンプレート

ここでは、労働者名簿の作成に役立つ記入例・テンプレートを紹介します。

記入例

労働者名簿の書き方をイメージしやすいよう、簡単な記入例を示します。

項目	記入例
氏名	山田太郎
生年月日	20XX年4月1日
性別	男性
住所	〇〇県××市△△1-2-3
雇入れ年月日	2025年3月1日
従事する業務の種類	事務（営業サポート）
履歴	●●大学卒業 2025年3月1日営業部第一課に配属営業サポート事務として従事 2026年1月15日　経理部経理課に異動
退職または死亡の年月日	–
退職または死亡の事由	–

テンプレート

労働者名簿は、更新や検索がしやすいことから、Excelで管理している会社が多く見られます。インターネット上のサイトでは、すぐに使える労働者名簿のテンプレートが公開されており、費用をかけずにダウンロードできます。そのまま使うこともできますし、自社の運用に合わせて項目を調整して使うケースも一般的です。

労働者名簿の保存・管理に関する注意点

本章では、労働者名簿の保存・管理に関する注意点を3つ紹介します。

保存期間

労働者名簿は、労働者が会社を退職した日、解雇された日や亡くなった日から5年間保存する必要があります（労働基準法第109条、労働基準法施行規則第56条）。入社した日や異動した日を基準にするのではない点に注意が必要です。なお、保存期間は当分の間、経過措置として「3年間」と定められています。

また、労働者名簿は作成したらすぐに保存義務が生じます。退職するまでの間も含めて、在職中の記録としてきちんと保管しておかなければなりません。

退職した人についても、後から行政機関から照会が入ることがあるため、データや書類は確実に残しておくことが重要です。在職中の社員の分とは分けて整理しておくと管理しやすくなります。番号を付けて管理するなど、後から探しやすい工夫をしておくと安心です。

保存方法

労働者名簿は、紙で管理しても、パソコンでデータとして管理しても構いません。法律では形式まで細かく決められていませんが、データで保存する場合には以下の条件を満たしている必要があります。

法令で定められた要件を完全に備え、かつそれを画面上に表示し印字できること
労働基準監督官の臨検時などに即座に必要事項を明示・提出できること
誤って消去されないこと
長期にわたって保存できること

労働者名簿は、本社や支店、店舗など、事業所ごとに用意します。社員が転勤した場合は、これまでの記録を新しい勤務地に引き継げば良く、前の職場と二重に保存する必要はありません。

また、労働者名簿には住所や生年月日などの重要な個人情報が含まれているため、誰でも閲覧できる場所に置くのは避け、鍵のかかる場所やアクセス制限のあるフォルダなどで厳重に管理することが大切です。名簿の内容を他の社員や部外者に勝手に閲覧させることはできず、情報を提供する場合は必ず本人の同意を得る必要があります。

参考：厚生労働省「労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。」

参考：厚生労働省「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」